Заявки постачальникам

1 Загальна інформація

Сторінка Заявки постачальникам у розділі Замовлення призначена для фармацевта / завідувача, який створює та оформлює заявки на закупівлю товарів у постачальників у Skarb Pro.

В інструкції описані створення заявки, додавання рядків, присвоєння постачальників, формування замовлення, альтернативний перегляд і налаштування автоматичного надсилання.

порада

Виконання основних операцій див. у Базі знань → Заявки постачальникам.

2 Як швидко створити заявку

2.1 Передумови

Перед початком роботи в розділі Заявки постачальникам перевірте:

№	Умова	Як перевірити / налаштувати
1	Користувач увійшов у Skarb Pro	Вхід у систему
2	Відомі поля заголовка заявки (Власник, Контрагент, Вантажоодержувач)	Додати заявку, Відмови → Створити заявку
3	Відомий товар для позицій заявки	Додати рядки у заявку
4	Для автоприсвоєння — прайс-листи та позначені постачальники	Постачальники для автоприсвоєння, Прайс-листи постачальників
5	Для email-надсилання — адреси та параметри пошти	Автоматичне надсилання

2.2 Кроки в системі

Короткий алгоритм створення заявки з нуля:

1. Відкрийте Замовлення → Заявки постачальникам (перехід у розділ).
2. У вікні Фільтр списку документів задайте відбір і натисніть Відкрити (відфільтрувати).
3. На панелі інструментів натисніть Додати (додати заявку).
4. У вікні Заголовок заявки постачальникам (новий запис) заповніть обов’язкові поля → Так.
5. Додайте товари вручну або Сервіс → Заповнити на підставі витрат (додати рядки).
6. Присвойте постачальників вручну або автоматично (присвоїти постачальника).
7. Сформуйте замовлення (сформувати замовлення).
8. Перевірка: заявка є у списку; у змісті — потрібні товари та постачальники; замовлення сформовано / надіслано.

Прайс-лист для сайту замовлень

Режим Формування прайс-листа для сайту замовлень (вивантаження цін на сайт) описано окремо: Прайс-лист для сайту замовлень.

Окремі сценарії на цій сторінці

• Альтернативний перегляд — аналіз цін і попередніх замовлень.
• Контекстне меню Сервіс / Інформація — об’єднання, розділення, порівняння цін.
• Автоматичне надсилання — email постачальникам.

Пояснення термінів — у Глосарії Skarb Pro.

3 Перехід у розділ

Щоб відкрити розділ Заявки постачальникам, скористайтеся одним зі способів:

1. Через меню: Замовлення → Заявки постачальникам.
2. Через Документи → Заявки постачальникам (див. Документи → Заявки постачальникам).
3. Через Каса → Заявки постачальникам (див. Каса → Заявки постачальникам).

Результат: відкриється вікно Фільтр списку документів (або список заявок, якщо фільтр уже задано).

4 Відфільтрувати заявки

Щоб відібрати заявки для перегляду:

1. Після переходу в розділ відкриється вікно Фільтр списку документів.
2. Задайте параметри фільтрації (дата документа та / або дата обліку, номер документа, товар тощо).
3. Натисніть Відкрити.

інформація

Для виведення всього списку заявок натисніть Відкрити, не вибираючи додаткових параметрів пошуку.

Результат: відкриється головна сторінка Список: Заявки постачальникам зі списком за заданими критеріями.

Див. також Фільтр.

5 Огляд сторінки

Після застосування фільтра відкриється головна сторінка Список: Заявки постачальникам:

№	Блок	Опис
1	Панель інструментів	Рядок пошуку документа та кнопки: Додати Редагувати Видалити Фільтр Загальний експорт Друк
2	Таблиця з записами	Список заявок постачальникам та інформація по них

інформація

У Таблиці з записами можна додатково відфільтрувати документи за будь-яким зі стовпців: наведіть мишею на назву стовпчика, натисніть стрілку вниз і позначте потрібні записи.

6 Додати заявку

Щоб створити заявку постачальникам:

1. На головній сторінці на панелі інструментів натисніть Додати.

2. У вікні Заголовок заявки постачальникам (новий запис) заповніть поля форми аналогічно Відмови → Створити заявку.

3. Натисніть Так.

інформація

Поля Власник і Контрагент обов’язкові для заповнення.

ВАЖЛИВО!

Поле Вантажоодержувач у заявці має бути заповнене обов’язково. Якщо цей рядок порожній, автоматичне присвоєння постачальників не виконається.

Результат: відкриється сторінка Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].

6.1 Постачальники для автоприсвоєння

Щоб програма обирала найнижчу ціну під час автоматичного присвоєння постачальників:

1. Відкрийте потрібний документ.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Інформація.
4. Оберіть Постачальники.

5. Позначте постачальників, серед яких програма має обирати найнижчу ціну.
6. Натисніть Зберегти.

Результат: під час автоматичного присвоєння ураховуватимуться лише позначені постачальники.

7 Додати рядки у заявку

7.1 Додати рядок вручну

Щоб додати рядки вручну у відкритій заявці:

1. На панелі інструментів натисніть Додати.
2. Заповніть поля форми аналогічно Каса → Заявки постачальникам → Додати рядок.

інформація

Вибір товару відбувається з довідника Товари.

Результат: товар з’явиться у змісті заявки.

7.2 Заповнити на підставі витрат

Щоб заповнити заявку товарами, проданими за певний період:

1. Відкрийте порожній документ на сторінці Заявка постачальникам.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Заповнити на підставі витрат.

5. У спливаючому вікні виберіть період продажів і позначте документи, за якими потрібно формувати заявку.
6. Натисніть Сформувати (або Скасувати).

Результат: у заявку додано позиції за вибраними документами витрат.

8 Присвоїти постачальника

Щоб відкрити заявку для присвоєння постачальників:

1. На головній сторінці розділу двічі клацніть потрібний запис.

Результат: відкриється сторінка Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro]:

Є два варіанти присвоєння:

• Присвоєння постачальників вручну
• Автоматичне присвоєння постачальників

8.1 Присвоєння постачальників вручну

Щоб присвоїти постачальника вручну:

1. На сторінці заявки двічі клацніть рядок із потрібним товаром.
2. У вікні Рядок заявки постачальникам натисніть […] у полі Постачальник.
3. У вікні Вибір фірми у полі Фільтр вкажіть назву постачальника або символ % для вибору зі списку.
4. Натисніть Так.

інформація

Якщо для наступного найменування товару потрібен той самий постачальник, що й у вже зазначеній позиції, виділіть запис і натисніть [F6].

Результат: постачальника прив’язано до рядка заявки.

8.2 Автоматичне присвоєння постачальників

Автоматичне присвоєння може відбуватися двома способами:

• через пункт Присвоїти постачальника на панелі інструментів;
• через контекстне меню.

8.2.1 Через панель інструментів

1. На сторінці Заявка постачальникам натисніть Присвоїти постачальника.
2. З випадаючого списку оберіть порібний параметр:
   • За прайс-листами
   • За надлишками
   • По довіднику
   • Очистити

8.2.2 Через контекстне меню (за прайс-листами)

1. На сторінці заявки виділіть потрібний запис клавішами [↓] і [↑] або курсором миші.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Присвоєння постачальників → За прайс-листами або натисніть [Ctrl+S].

5. У вікні Присвоєння постачальників позначте потрібний варіант і натисніть [ОК]:

• За пріоритетом та ціною
• За ціною

№	Чекбокс	Опис
1	За пріоритетом та ціною	Програма додатково враховує параметр Пріоритет у картці фірми (Довідники → Фірми → Прайс-параметри). Спочатку присвоюється постачальник із пріоритетом 1, потім 2 тощо. За однакового пріоритету обирається менша ціна; за однакової ціни й пріоритету — більша Відстрочка платежу в Прайс-параметрах
2	За ціною	Враховує лише ціни на товар у прайс-листах постачальників

При виборі одного з чекбоксів доступні додаткові варіанти пошуку:

• Рівний пріоритет для аналогів — програма шукає найнижчу ціну не лише за препаратом у заявці, а й за аналогами (незалежно від того, чи є обраний препарат головним). Без прапора спочатку шукаються найнижчі ціни за головними препаратами, потім за аналогами.
• Використовувати ID замінника — після знаходження препарату з найнижчою ціною в документі найменування зміниться на аналог, якщо в аналога ціна нижча. Без прапора підставляється найнижча ціна серед аналогів, а в документі залишається найменування, яке вибрав користувач.

інформація

У вивантаженому файлі заявки (формат .xls або .dbf) буде той товар, який обрано з найнижчою ціною.

УВАГА!

Якщо після автоматичного присвоєння для деяких товарів поле Постачальник порожнє, товар або ціна відсутні в прайс-листах постачальників, або немає прив’язки до товару з довідника програми.

Якщо в Налаштування → Параметри → Заявка постачальникам позначено Підбір постачальників за рівнями прайс-листів, під час автоприсвоєння враховуватимуться прайс-листи за рівнями.

Після автоприсвоєння можна переглянути всі запропоновані варіанти цін ([F3]) для конкретного найменування і за потреби змінити постачальника зі списку.

Щоб присвоїти постачальників з довідника Товари (рядок Головний постачальник):

1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
3. Оберіть Привласнення постачальників з довідника.

Результат: у рядках заявки заповнено поле Постачальник.

порада

Формування прайс-листа та вивантаження цін на сайт замовлень — див. Прайс-лист для сайту замовлень.

9 Альтернативний перегляд заявки

Альтернативний перегляд заявки потрібен для аналізу цін за постачальниками, періодичності замовлень певних препаратів, встановлення або заміни постачальників.

Щоб відкрити альтернативний перегляд:

1. Відкрийте потрібну заявку або виділіть її у списку.
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню оберіть Альтернативний перегляд або натисніть [Shift+F4].

Результат: відкриється сторінка Альтернативний перегляд заявки:

№	Блок	Опис
1	Фірми	Інформація про заявку за фірмами: Назва Сума Позицій Відмов
2	Товари	Список товарів: ID Найменування Виробник Тип ПДВ Термін придатності Ціна Кількість Сума Контроль
3	Всі пропозиції	Пропозиції від фірм по товару, виділеному в Товари: Фірма Ціна Аналог Дозволено/Заборонено Дата Термін придатності Рівень прайс-листа % Різниці Кількість
4	Останні замовлення	Попередні замовлення постачальникам за виділеним товаром: Фірма Кількість Ціна Сума Тип документа Стан Коефіцієнт кратності

10 Сформувати замовлення

Сформувати замовлення можна двома способами:

• через пункт на панелі інструментів;
• через контекстне меню.

10.1 Формування замовлення через панель інструментів

1. На сторінці Заявка постачальникам натисніть Сформувати замовлення.

2. Відкриється вікно Формування замовлень:

№	Блок	Опис
1	Таблиця з записами	Інформація про замовлення (рядків стільки, скільки постачальників у заявці). Колонки: Постачальник — назва постачальника ВД документа Вантажоодержувач — отримувач товару (аптека, склад) Формат — тип файлу вивантаження (якщо немає Excel — ставте DBF; якщо формат не вказано — відкрийте картку фірми і виберіть формат) Сума закупівельна — сума закупки (грн) Усього позицій — кількість позицій Сформувати — позначка означає вивантаження заявки для цього постачальника Надіслати — позначка означає автоматичну відправку заявок Розділити — зберегти заявки кількома документами (під час вивантаження заявка розділяється незалежно від позначки) Коментар
2	Поділ	Додаткові пункти: Активувати — активувати заявку після вивантаження Блокувати — товар не враховуватиметься під час розрахунку потреби Видаляти рядки — видалення рядків із заявки, якщо збереження не потрібне Приєднати до документу — збереження заявки

3. У правому нижньому куті натисніть Сформувати.

Після відправлення файлу замовлення постачальнику відповідну заявку слід активувати. Це можна зробити двома способами:

1. Одразу у вікні Формування замовлень — поставте позначку Активувати перед натисканням Сформувати.
2. Після вивантаження через контекстне меню:
   1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
   2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
   3. Оберіть пункт активації заявки.

Після цього програма сприйматиме перелік товарів як такий, що перебуває в дорозі від постачальника.

10.2 Формування замовлення через контекстне меню

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть Сформувати замовлення або натисніть [Ctrl+M].

Далі виконайте дії у вікні Формування замовлень аналогічно формуванню через панель інструментів.

Після отримання товару заблокуйте відповідне замовлення:

1. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному записі.
2. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
3. Оберіть Заблокувати заявку.

інформація

Заявку можна блокувати зсередини документа і зі списку заявок постачальникам.

Активні заявки впливають на розрахунок потреби (товар з активних заявок сприймається як майбутній прихід). Своєчасно блокуйте заявки після доставки товару від постачальника.

11 Контекстне меню Сервіс

Щоб відкрити пункти меню Сервіс:

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному документі або записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Сервіс.
4. Оберіть потрібний параметр.

№	Параметр	Опис
1	Сформувати накладну складу	Перемістити у видаткову накладну товари зі сформованої заявки; товари без залишків залишаться в заявці
2	Об'єднати заявки	Об’єднати кілька заявок в одну за період і параметрами
3	Приєднати до документа	Приєднати список товарів у відкритій заявці до іншої заявки зі списку
4	Розділити документ	Розділити заявки за критерієм: за постачальниками за головним постачальником за типом ПДВ за видами товару за ЦРГ
5	Групова зміна	Встановити певну кількість для виділених товарів
6	Забрати дублювання товарів	Видалити рядки з однаковим товаром із підсумовуванням кількості

12 Контекстне меню Інформація

Щоб відкрити пункти меню Інформація:

1. Відкрийте сторінку Заявка постачальникам [Порядковий номер у програмі Skarb Pro].
2. Натисніть правою кнопкою миші на потрібному документі або записі.
3. У контекстному меню перейдіть у пункт Інформація.
4. Оберіть потрібний параметр.

№	Параметр	Опис
1	Порівняння цін	Переглянути та вибрати доступних постачальників і ціни на виділений препарат та його аналоги
2	Залишки в аптеках	Переглянути залишки за виділеним товаром на філіях
3	Постачальники	Вибрати постачальників для автоприсвоєння. Позначені постачальники можуть бути присвоєні, якщо є збережені прайс-листи й прив’язки товарів. Без позначок постачальники не присвоюються

13 Налаштування автоматичного надсилання

Щоб налаштувати автоматичне надсилання заявок постачальникам:

1. У Довідники → Контрагенти → Фірми оберіть картку постачальника → вкладка Контакти → у полі Інтернет-адреса вкажіть email для заявок → Так. Повторіть для всіх потрібних постачальників.

2. У Довідники → Контрагенти → Фізичні особи відкрийте картку користувача, під яким виконуватиметься надсилання → у полі Email вкажіть адресу аптеки (з якої надсилатимуться листи) → Так.

інформація

Заповніть Email для всіх користувачів, які зможуть відправляти готові заявки постачальникам.

3. У Налаштування → Параметри → вкладка Пошта заповніть відповідні поля (див. Параметри → Пошта).

4. Відкрийте Замовлення → Заявки постачальникам → потрібну заявку → Сформувати замовлення. Переконайтеся, що навпроти кожного постачальника стоїть позначка Надіслати (див. Сформувати замовлення) → Сформувати.

Результат: заявку вивантажено в обрану папку і надіслано на email з картки постачальника.

інформація

При відправленні безпосередньо через програму вихідні листи не зберігаються в папці Відправлені поштової скриньки.

За необхідності контролю в картці фірми можна вказати кілька адрес через кому (адресу постачальника та адресу аптеки). Тоді лист надійде і постачальнику, і на пошту аптеки — якщо лист на аптеку доставлено, постачальник його також отримав.

14 Типові помилки та рішення

Симптом / повідомлення	Ймовірна причина	Що зробити
Не зберігається / не створюється заявка	Не заповнені Власник / Контрагент	Заповніть обов’язкові поля — Додати заявку
Автоприсвоєння постачальників не спрацьовує	Порожнє Вантажоодержувач або не позначені постачальники	Заповніть Вантажоодержувач; позначте постачальників — Постачальники для автоприсвоєння
Після автоприсвоєння поле Постачальник порожнє	Немає ціни / прив’язки в прайс-листі	Перевірте прайс-листи та прив’язки — Автоматичне присвоєння, Прайс-листи постачальників
Вивантаження на сайт не відбувається	Немає роздрібної ціни / постачальника / дублі	Встановіть націнки, присвойте постачальника, приберіть дублі — Прайс-лист для сайту
Потреба розраховується некоректно	Не заблоковано активну заявку після доставки	Сервіс → Заблокувати заявку — Сформувати замовлення
Email не надсилається	Не заповнені адреси / параметри пошти	Автоматичне надсилання

15 Пов’язані матеріали

• Глосарій Skarb Pro — терміни замовлень і заявок
• Замовлення — усі пункти меню замовлень
• Каса → Заявки постачальникам — сценарій з каси
• Прайс-листи постачальників — імпорт і прив’язка прайс-листів
• Прайс-лист для сайту замовлень — вивантаження цін на сайт
• База знань → Заявки постачальникам — огляд операцій
• Інтерфейс — панель інструментів і фільтр

Повернутися до Замовлення.